Aftrekbare kosten eenmanszaak: wat mag je zakelijk aftrekken?

Het zakelijke doel is het vertrekpunt: maak je de uitgave voor je onderneming? Bewaar de factuur en leg bij twijfel vast waarom de aanschaf nodig was. Een bankbetaling toont dat je betaald hebt, maar vertelt niet vanzelf wat je gekocht hebt.

Voorbeelden zijn zakelijke software, administratieadvies, vakliteratuur en materialen voor opdrachten. Het gaat om echte zakelijke uitgaven, niet om elke uitgave die je tijdens een werkdag doet. Kosten aftrekken levert geen volledige vergoeding op: je verlaagt je belastbare winst.

Apparatuur die langer meegaat kan een bedrijfsmiddel zijn. Je verwerkt de aanschaf dan mogelijk via afschrijving, niet volledig in één jaar als kosten. Voor sommige investeringen komt daarnaast KIA in beeld; dat is een aparte toets.

Bij telefoonkosten zakelijk aftrekken splits je privé- en zakelijk gebruik op een onderbouwde manier. Voor cursussen is het verband met je bestaande beroepsuitoefening belangrijk. Een opleiding voor een nieuw beroep wordt niet automatisch een ondernemingskost.

Een bureau in de woonkamer maakt woonkosten niet vanzelf zakelijk aftrekbaar. Voor een werkruimte in de eigen woning gelden strikte voorwaarden rond zelfstandigheid en inkomen. Laat dat beoordelen voordat je huur, hypotheeklasten of verbouwing in je administratie zet.

Ook eten, drinken en representatiekosten kennen aftrekbeperkingen. Voor btw gelden bovendien andere regels. Een zakelijke lunch kan voor de winst deels meetellen terwijl de btw in de horeca niet aftrekbaar is.

Mag je btw aftrekken, dan boek je zakelijke kosten voor de winst doorgaans zonder die aftrekbare btw. Is de btw niet aftrekbaar, bijvoorbeeld door de KOR, dan kan die onderdeel zijn van de kosten of aanschafwaarde. Vrijstellingen en gemengd gebruik kunnen dit veranderen.

Ondernemersaftrek, zoals zelfstandigenaftrek, is iets anders dan kosten boeken. Je kunt de ene post niet gebruiken als bewijs dat een andere uitgave zakelijk is.

Bewaar facturen digitaal, noteer het zakelijke doel en registreer hoe je gemengd gebruik verdeelt. Werk terugkerende kosten maandelijks bij, zodat je niet pas bij de IB-aangifte moet reconstrueren wat er is gebeurd.