Begin bij het zakelijke doel
Noteer bij een lunch of cadeau de zakelijke aanleiding en betrokken relatie. Representatiekosten zijn niet automatisch aftrekbaar omdat je de betaling zakelijk hebt gedaan. Privé-uitgaven blijven privé.
De inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting bepalen hoe een zakelijke uitgave de winst beïnvloedt. De omzetbelasting bepaalt afzonderlijk of je btw terugvraagt. Die beoordelingen kunnen een andere uitkomst hebben.
Eten en drinken: btw in de horeca
Btw op eten en drinken die je als eindgebruiker in een horecagelegenheid consumeert, is in het algemeen niet aftrekbaar. Ook catering in een speciaal daarvoor ingerichte consumptieruimte kan onder deze uitsluiting vallen.
De BUA-grens van € 227 maakt die horeca-btw niet alsnog aftrekbaar. Bij doorlevering waarbij je niet de eindgebruiker bent en zelf btw factureert, kan een specifieke uitzondering gelden. Pas die niet automatisch toe op je eigen zakenlunch.
Gemengde kosten: inkomstenbelasting en VPB verschillen
Voor bepaalde kosten zoals eten, drinken en representatie geldt in de inkomstenbelasting in 2026 een niet-aftrekbare drempel van € 5.700. Je kunt in plaats daarvan kiezen voor 80% aftrek van de betreffende kosten. Die keuze beoordeel je voor het relevante geheel, niet naar willekeur per bon.
Voor de vennootschapsbelasting is het alternatieve aftrekpercentage 73,5%, niet 80%. De drempel kan daar mede van de loonsom afhangen. Gebruik dus niet zomaar de zzp-regel voor een bv.
Relatiegeschenken en de BUA-grens
De grens van € 227 exclusief btw geldt per ontvanger per boekjaar voor relevante personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken. Het is geen grens per cadeau. Overschrijding kan de btw-aftrek over de relevante uitgaven uitsluiten, niet alleen over het bedrag boven de grens.
Bij relatiegeschenken is ook van belang of de ontvanger, bij eigen aankoop, minder dan 30% van de btw zou kunnen aftrekken. De exacte beoordeling vraagt dus gegevens over de ontvanger en het totale voordeel. Houd een ontvangersoverzicht bij.
Eerder verkeerde btw afgetrokken?
Bereken eerst welke bedragen onjuist zijn verwerkt. Mogelijk herstel je dat via de volgende aangifte of een suppletie omzetbelasting. Neem de grens en ontdekkingstermijn uit het suppletieartikel mee.
Bewaar bonnen en toelichting, splits de juiste belastingbehandeling en laat twijfelgevallen beoordelen. Zo voorkom je dat dezelfde boekingsfout ieder kwartaal terugkomt.
Bronnen en toelichting
Gebaseerd op onderstaande officiële informatie. Dit artikel geeft algemene uitleg; wat voor jouw onderneming geldt, hangt af van je situatie.