Werkkostenregeling voor de dga: vrije ruimte en voorwaarden

De werkkostenregeling gaat over vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen door een werkgever. Een dga die op de loonlijst van de bv staat, kan ermee te maken hebben. Een privéopname of dividend wordt niet automatisch een WKR-vergoeding.

Bepaal eerst of iets loon is, onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering valt, of als eindheffingsloon in de vrije ruimte wordt aangewezen. De aard van de uitgave en de voorwaarden bepalen de route.

Over de eerste € 400.000 fiscale loonsom geldt 2% vrije ruimte, over het meerdere 1,18%. Overschrijdt de werkgever de beschikbare vrije ruimte, dan geldt 80% eindheffing over het meerdere. Gerichte vrijstellingen verbruiken geen vrije ruimte als aan hun voorwaarden is voldaan.

Fictief voorbeeld: bij € 60.000 fiscale loonsom en zonder bijzondere omstandigheden is 2% € 1.200 vrije ruimte. Dat is niet automatisch een recht op een extra netto-uitkering van hetzelfde bedrag: gebruikelijke aanwijzing, andere vergoedingen en juiste verwerking blijven nodig.

De Belastingdienst beschrijft een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per persoon per jaar voor gebruikelijke aanwijzingen, binnen redelijkheid en met voorwaarden. Het is geen afzonderlijke belastingvrije bonus en geen extra vrije ruimte.

Een vergoeding kan gebruikelijk zijn en toch tot eindheffing leiden als de vrije ruimte wordt overschreden. Tel niet zomaar een 30%-marge bovenop de doelmatigheidsgrens. Bekijk de actuele officiële uitleg en de totale situatie van de werkgever.

Een kerstpakket kan vrije ruimte gebruiken. Een thuiswerkvergoeding kan bij vervulde voorwaarden onder een gerichte vrijstelling vallen. Een fitnessabonnement, vergoeding of bonus wordt niet uitsluitend door de naam belastingvrij.

Leg de aanwijzing en verwerking in de loonadministratie vast. Bewaar facturen en onderbouwing en houd een overzicht van alle relevante vergoedingen bij, niet alleen wat de dga ontvangt.

Sluit het WKR-overzicht aan op de loonadministratie en boekhouding. Controleer gebruikte vrije ruimte en een eventuele eindheffing voordat je het jaar afrondt. De fiscale behandeling van representatie en btw op personeelsvoorzieningen is een aparte toets.

Voor de bv horen loonadministratie, jaarrekening en VPB bij dezelfde financiële werkelijkheid, maar het zijn afzonderlijke werkzaamheden. Woodlands kan met je bespreken wat nodig is. Bekijk de jaarrekening-uitleg en vertel welke loonadministratie al beschikbaar is.