De verplichte gegevens
Elke factuur die je als ondernemer uitreikt moet in elk geval deze gegevens bevatten:
- Naam, adres en btw-nummer (of btw-identificatienummer) van je onderneming.
- Naam en adres van de afnemer.
- De datum waarop de factuur wordt uitgereikt.
- Een opeenvolgend factuurnummer, zonder gaten in de reeks.
- Een omschrijving van de geleverde dienst of het product, met de hoeveelheid en het tarief per eenheid of de maatstaf van heffing.
- Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag per tariefgroep.
Vereenvoudigde factuur tot € 100
Voor kleine bedragen is het iets soepeler. Facturen tot € 100 inclusief btw — denk aan een losse verkoop met pinbetaling — mogen als vereenvoudigde factuur worden uitgereikt. Dan volstaan de datum, het opeenvolgende factuurnummer, jouw btw-nummer, de omschrijving en het totale bedrag inclusief btw.
Let op: zodra een afnemer dat vraagt, of bij bedragen daarboven, geldt de volledige factuur met alle verplichte gegevens.
Bewaartermijn
Je bent verplicht je facturen te bewaren: in Nederland is dat zeven jaar voor normale administratieve gegevens. Dat geldt zowel voor de facturen die je verstuurt als voor de inkoopfacturen die je ontvangt. Een boekhoudpakket met online archief neemt die verplichting grotendeels uit handen — mits je bonnen ook daadwerkelijk daar terechtkomen.
Mis je een verplicht gegeven, dan is de factuur formeel niet in orde. In de praktijk los je dat op met een correctiefactuur of door het ontbrekende gegeven schriftelijk aan te vullen voordat er een controle of discussie ontstaat.
Facturen en je administratie
Facturen zijn de ruggengraat van je administratie: ze bepalen je omzet, je btw-aangifte en je winst. Een nette factuurreeks met complete gegevens maakt aangiften sneller en goedkoper, omdat er geen opzoekwerk nodig is.
Wil je liever dat iemand anders hierover waakt? Via het contactformulier kun je vrijblijvend een gesprek plannen over wat uitbesteden van je facturatie en administratie betekent.