De hoofdregel: zeven jaar
Voor de basisgegevens van je administratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Denk aan het grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie en stukken als facturen, bankafschriften en contracten.
In specifieke situaties gelden langere termijnen, bijvoorbeeld bij onroerend goed en bepaalde btw-aangelegenheden. Twijfel je, bewaar dan langer — weggooien kan altijd nog.
Wat valt er onder de administratie?
De bewaarplicht gaat verder dan alleen je boekhouding. In de praktijk horen daar in ieder geval bij:
- Verkoop- en inkoopfacturen, ook digitaal verstuurde en ontvangen.
- Bank- en kasafschriften en kasboeken.
- Contracten, offertes en orderbevestigingen met financiële relevantie.
- Loon- en personeelsadministratie als je personeel hebt.
- Aangiften en de onderliggende berekeningen.
Digitaal bewaren mag, mits het klopt
Je mag je administratie volledig digitaal bewaren, zolang de gegevens gedurende de hele termijn beschikbaar, leesbaar en ongewijzigd blijven. In de praktijk betekent dat: een vast boekhoudpakket of archief, regelmatige back-ups en geen versnippering over laptops en mailboxes.
Bij een overstap van boekhoudpakket of boekhouder is dit een belangrijk aandachtspunt: zorg dat de oude jaren compleet worden overgedragen of geëxporteerd voordat een abonnement afloopt.
Ook na stoppen of verkopen blijft de plicht
De bewaarplicht stopt niet bij beëindiging of verkoop van je onderneming; de termijn loopt gewoon door. Leg bij een bedrijfsbeëindiging vast waar de administratie wordt bewaard en wie daarvoor verantwoordelijk is. Dat voorkomt problemen als de Belastingdienst later nog vragen stelt.