Wekelijks: vijf minuten aanleveren
Fotografeer of mail bonnen direct naar je boekhoudpakket en verstuur facturen zodra het werk af is. Aanleveren op het moment zelf kost minder tijd dan het later terugzoeken.
Maandelijks: aansluiten en lezen
Reserveer één vast moment per maand voor deze vier stappen:
- Bankmutaties koppelen en het banksaldo laten aansluiten.
- Openstaande debiteuren nalopen en herinneringen sturen.
- Onbetaalde inkoopfacturen en aankomende verplichtingen bekijken.
- Resultaat van de maand kort doornemen: wat valt op ten opzichte van vorige maand?
Per kwartaal: btw en vooruitkijken
De btw-aangifte is een natuurlijk controlemoment. Zet de af te dragen btw apart zodra de aangifte is ingediend, zodat de betaling nooit ten koste gaat van je werkkapitaal. Kijk tegelijk vooruit naar de investeringen en verplichtingen van het komende kwartaal.
Jaarlijks: afsluiten en evalueren
Sluit het jaar af met een complete set stukken en gebruik dat overzicht voor een gesprek over tarieven, kosten en plannen. Een administratie die het hele jaar bijloopt, maakt dat gesprek inhoudelijk in plaats van reconstructief.